Penyusutan Arsip

A.      Gambaran Umum

Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip melalui pemindahan arsip inaktif di unit kerja pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak bernilaiguna dan atau habis jangka simpannya dan penyerahan arsip statis ke ANRI, Lembaga Kearsipan Daerah, atau Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi.

B.       Tahapan Penyusutan Arsip

1.       Pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA)

Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan seri arsip di instansi yang bersangkutan. Seri arsip tersebut disusun dalam sebuah skema dijadikan dasar pengelompokan kartu, yang kemudian dituangkan ke dalam bentuk daftar.

2.       Pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan

Arsip-arsip inaktif dari unit-unit kerja pengolah ( central file) dipindahkan ke Pusat Arsip atau record center. Di dalam melaksanakan pemindahan arsip, perlu melakukan hal-hal seperti berikut:

a.        Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan pada Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan arsipnya untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan dipindahkan sudah benar-benar aktif atau belum.

Di dalam kegiatan pemeriksaan ini dilaksanakan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi seri arsip, tanpa merubah penataan semula.

Contohnya berkas tentang Cuti Tahunan, Cuti Bersalin, dan Cuti Besar dapat digabungkan menjadi satu seri arsip cuti.

b.       Pemindahan Arsip

Hasil pemeriksaan dituangkan dalam laporan pemeriksaan yang kemudian menjadi dasar pembuatan berita acara pemindahan arsip.

Pemindahan arsip harus dilakukan dengan perangkat khusus, yang menjamin keamanan informasi dan fisik arsip, baik dalam perjalanan maupun dalam proses penyerahan.

c.        Penataan Arsip

Arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke unit kearsipan harus ditata dan dikelola sesuai ketentuan teknis yang berlaku. Arsip harus ditata sesuai dengan jalan masuk/Daftar Pertelaan Arsip yang terlampir dalam Berita Acara Pemindahan Arsip sehingga arsip dapat dirujuk baik oleh unit kearsipan maupun oleh unit pengolah yang bersangkutan.

d.       Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip

Mengingat pemindahan arsip ini menyangkut pengalihan wewenang dan tanggung jawab dari satu unit organisasi yang lain, atau pengalihan wewenang dan tanggungjawab, maka diperlukan suatu bukti pemindahan arsip. Bukti ini biasanya diwujudkan dalam bentuk Berita  Acara Pemindahan Arsip.

e.       Pelaksanaan Pemindahan

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi. Bila suatu instansi memiliki unit kerja yang terpisah cukup jauh atau lokasi kantor berjauhan dengan pusat arsip, misalnya dipinggir kota, maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik, sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya.unit kerja yang di tunjuk untuk itu.

3.       Penyerahan arsip

Arsip yang bernilai guna sekunder atau arsip statis, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknis kearsipan.

Arsip yang bernilaiguna sekunder atau arsip statis yang tercipta pada instansi vertikal di Daerah dan arsip Pemerintah Daerah Otonom diserahkan kepada Badan Kearsipan Propinsi untuk Dati I yang bersangkutan dan kepada Kantor Kearsipan Kota/Kabupaten untuk masing-masing Dati II yang bersangkutan.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasika dengan Badan Kearsipan Propinsi, dan dalam hal belum memungkinkan atau menyangkut kasus yang penyelesaiannya ditangani oleh Pemerintah Pusat wajib dikonsultasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip statis perguruan tinggi wajib diserahkan ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Pelaksanaannya dilakukan dengan pengaturan teknis yang dikonsultasikan dengan arsip perguruan tinggi yang bersangkutan.

4.       Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Di dalam melakukan pemusnahan arsip terkandung resiko yang berkaitan dengan unsur hukum. Arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan atau diadakan lagi. Oleh karena itu kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian, sehingga tidak terjadi kesalahan sekecil

apapun.

Di dalam melakukan kegiatan pemusnahan arsip, terdapat beberapa tahap yang tidak boleh diabaikan, seperti :

a.        Pemeriksaan

Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya atau habis nilaigunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).

b.       Pendaftaran

Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

c.        Pembentukan Panitia Pemusnahan

Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun atau lebih, maka perlu membentuk panitia pemusnahan. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, tetapi cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengamanan, unit hukum dan perundang-undangan, serta unit-unit lain yang terkait.

d.       Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan

Setiap menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan, perlu melakukan penilaian arsip.

Hasil penilaian tersebut menjadi dasar usulan pemusnahan. Pelaksanaan pemusnahan harus ditetapkan dengan keputusan pimpinan instansi yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan hokum yang berlaku.

e.       Pembuatan Berita Acara

Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting. Karena itu setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara ( BA), bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Selain itu, juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan.

Daftar Referensi

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

Penilaian Arsip

A.      Gambaran Umum

Arsip sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi akan menumpuk sejalan dengan bergeraknya roda organisasi. Jika organisasi berhenti atau tidak aktif maka akumulasi arsipnya pun tidak akan tumbuh. Untuk mengelola arsip yang tercipta diperlukan pemahaman terhadap khasanah arsip dan organisasi penciptanya, atau fungsi organisasinya. Dengan demikian akan membuat pemahaman arsip yang dimiliki suatu lembaga tertentu akan menjadi lebih mendekati kesempurnaan.

Penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intristiknya yang dilakukan melalui langkahlangkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.

Menilai arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik mengenai administrasi manajemen informasi maupun sejarah. Diperlukan pemahaman secara baik terhadap berbagai fungsi dalam suatu struktur organisasi dan bagaimana dari fungsi-fungsi tersebut berjalan sehinggatercipta arsip dan arsip bukti pelaksanaan kegiatan itu untuk kepentingan operasional atau untuk melestarikan bukti pertanggungjawaban nasional atau bukti sejarah.

Penilaian mencakup fungsinya dalam penyelesaian kegiatan, kualitas informasinya, pertimbangan biaya penyimpanannya dan implikasinya terhadap kebijakan instansi/lembaga pencipta arsip yang bersangkutan.

Konsep yang mendasari penilaian arsip adalah nilaiguna arsip. Nilaiguna tersebut ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh instansi penciptanya maupun oleh negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilaiguna primer dengan nilaiguna sekunder.

B.       Nilai Guna Arsip

Nilai Guna Arsip mencakup hal-hal berikut:

1.       Nilaiguna Primer

Arsip bernilaiguna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip

Nilai guna primer mencakup:

a.        Nilai guna administrasi;

adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta.

b.       Nilai guna hukum;

Nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.

c.        Nilai guna fiskal/keuangan;

Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.

Dengan kata lain nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan. Arsip jenis ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sebagaimana.

Nilaiguna fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan.

d.       Nilai guna ilmiah dan teknologi.

Nilaiguna ilmiah dan teknologi adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.

2.       Nilai guna sekunder

Arsip yang bernilaiguna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

Nilai guna sekunder mencakup:

a.        Nilaiguna Evidential

Nilai guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.

b.       Nilaiguna Informasional

Nilaiguna informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.

c.        Nilaiguna Intrinsik

Nilaiguna intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena beberapa factor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda  tangan, cap atau stempel yang melekat.

C.       Tahap-tahap Penilaian

Untuk dapat melakukan penilaian arsip, secara teknis harus melalui langkah-langkah berikut :

1.       Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisais instansi yang bersangkutan.

2.       Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja dalam struktur organisasi.

3.       Konversikan setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip. Untuk butir fungsi yang sama akan mencerminkan pokok masalah/seri yang sama

4.       meskipun dari unit kerja yang berlainan.

5.       Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang tercermin dalam bentuk berkas/file.

6.       Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untukmenentukan pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tercermin dalam folder/naskah.

7.       Himpun folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama dalam berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama kedalam seri arsip.

8.       Lakukan penilaian dari aspek fungsi untuk setiap seri asrip untuk menetukan apakah seri arsip tersebut masih aktif atau sudah inaktif.

9.       Lakukan penilaian dari aspek informasinya untuk ssetiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui apakah arsip harus dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu/harus dilestarikan sebagia arsip bernilaiguna permanen karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban nasional.

10.    Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilaiguna permanen tersebut masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis karena sudah tidak operasional lagi.

11.    Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke ANRI.

Secara rinci proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1.       Deskripsikan setiap folder/naskah yang sekurangkurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.

2.       .Himpun kartu deskripsi/folder/naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.

3.       Himpun berkas dalam satu seri arsip.

4.       Lakukan penilaian untuk tiap seri, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.

Pengurusan Naskah Dinas

A.      Gambaran Umum

Jenis surat meliputi:

1.       Surat dinas, yaitu surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah.

2.       Nota dinas, adalah surat yang dibuat atasan kepada bawahan  atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

3.       Memo, adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan

4.       Surat pengantar, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan atau bahan lain yang dikirim.

5.       Surat edaran, adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan atau peraturan perundang-undangan dan/atau perintah.

6.       Surat undangan, adalah surat pemberitahuan kepada sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan

7.       Surat tugas, adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang pada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan

8.       Surat kuasa, adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa

9.       Surat pengumuman, adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum

10.    Surat pernyataan, adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

11.    Surat keterangan, adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan

12.    Berita acara, adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai suatu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

B.       Sifat dan Derajat Surat

1.       Sifat surat terdiri atas:

a.     Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tertinggi dan berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.

b.     Surat rahasia, yaitusurat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan berhubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

c.     Surat terbatas, adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

d.     Surat biasa, adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

2.       Derajat surat terdiri atas:

a.        Kilat atau sangat segera, adalah surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama

b.       Segera, adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima surat

c.        Biasa, adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

C.       Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi tahapan:

1.     penerimaan,

Tahapan penerimaan naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan naskah dinas, penandatanganan bukti penerimaan, penyortiran, pembukaan, dan pemberian cap penerimaan pada halaman belakang naskah dinas.

2.   pengarahan,

Tahapan pengarahan naskah dinas dilakukan dengan cara mempelajari isi naskah dinas untuk menentukan unit pengolah, kualitas isi naskah dinas penting atau biasa, indeks, kode klasifikasi dan keterkaitan dengan naskah dinas atau arsip lain, serta menuliskan hasil arahan dengan menggunakan pensil pada pojok kanan atas naskah dinas.

3.   pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi asal naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

4.   pendistribusian,

Tahapan pendistribusian naskah dinas dilakukan dengan cara terlebih dahulu mencatat pada lembar distribusi atau ekspedisi naskah dinas kemudian mendistribusikan naskah dinas sesuai dengan unit pengolah naskah dinas.

5.   pengendalian.

Tahapan pengendalian naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa aliran naskah dinas dari unit pengolah yang satu ke pengolah lainnya sampai dengan proses penyelesaian isi naskah dinas sehingga menjadi berkas kerja yang lengkap.

D.      Pengurusan Surat Keluar

1.  Pengurusan naskah dinas keluar meliputi tahapan:

2.  pembuatan konsep,

3.  pengetikan,

4.  penandatanganan,

5.  penomoran,

Ketentuan mengenai pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, dan penomoran sebagaimana dimaksud pada dibuat sesuai dengan kaidah tata naskah dinas.

6.  pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi tujuan naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

7.  pengiriman.

Tahapan pengiriman naskah dinas dilakukan melalui pos, menggunakan mesin faksimili, kurir/caraka atau cara lain.