Penilaian Arsip

A.      Gambaran Umum

Arsip sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi akan menumpuk sejalan dengan bergeraknya roda organisasi. Jika organisasi berhenti atau tidak aktif maka akumulasi arsipnya pun tidak akan tumbuh. Untuk mengelola arsip yang tercipta diperlukan pemahaman terhadap khasanah arsip dan organisasi penciptanya, atau fungsi organisasinya. Dengan demikian akan membuat pemahaman arsip yang dimiliki suatu lembaga tertentu akan menjadi lebih mendekati kesempurnaan.

Penilaian arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi informasinya serta karakteristik fisik/nilai intristiknya yang dilakukan melalui langkahlangkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.

Menilai arsip merupakan kegiatan yang bermuatan wawasan keilmuan, baik mengenai administrasi manajemen informasi maupun sejarah. Diperlukan pemahaman secara baik terhadap berbagai fungsi dalam suatu struktur organisasi dan bagaimana dari fungsi-fungsi tersebut berjalan sehinggatercipta arsip dan arsip bukti pelaksanaan kegiatan itu untuk kepentingan operasional atau untuk melestarikan bukti pertanggungjawaban nasional atau bukti sejarah.

Penilaian mencakup fungsinya dalam penyelesaian kegiatan, kualitas informasinya, pertimbangan biaya penyimpanannya dan implikasinya terhadap kebijakan instansi/lembaga pencipta arsip yang bersangkutan.

Konsep yang mendasari penilaian arsip adalah nilaiguna arsip. Nilaiguna tersebut ditentukan oleh pengguna arsip sejak arsip tersebut tercipta, baik oleh instansi penciptanya maupun oleh negara, sehingga dilakukan pemisahan antara nilaiguna primer dengan nilaiguna sekunder.

B.       Nilai Guna Arsip

Nilai Guna Arsip mencakup hal-hal berikut:

1.       Nilaiguna Primer

Arsip bernilaiguna primer adalah arsip yang didasarkan pada kegunaannya dilihat dari kepentingan instansi/perusahaan pencipta arsip

Nilai guna primer mencakup:

a.        Nilai guna administrasi;

adalah nilai guna arsip yang kegunaannya dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan tanggung jawab kedinasan lembaga/instansi pencipta.

b.       Nilai guna hukum;

Nilaiguna hukum berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan buki-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya maupun warga negara dan pemerintah.

c.        Nilai guna fiskal/keuangan;

Nilai guna fiskal adalah arsip yang memiliki informasi yang menggambarkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan.

Dengan kata lain nilai guna fiskal tidak hanya bertalian dengan transaksi keuangan. Arsip jenis ini dapat saja berupa arsip yang menunjukkan bagaimana pengeluaran direncanakan. Dapat juga berupa rencana anggaran belanja, pertanggungjawaban keuangan, pembukuan, laporan keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dan sebagaimana.

Nilaiguna fiskal akan berakhir jika transaksi finansialnya selesai dipertanggungjawabkan.

d.       Nilai guna ilmiah dan teknologi.

Nilaiguna ilmiah dan teknologi adalah nilaiguna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau penelitian terapan.

2.       Nilai guna sekunder

Arsip yang bernilaiguna sekunder adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan skala luas mencakup instansi penciptanya dan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum atau penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

Nilai guna sekunder mencakup:

a.        Nilaiguna Evidential

Nilai guna keberadaan (evidential) terdiri dari jenis-jenis yang berisikan bukti keberadaan suatu organisasi atau lembaga, serta bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan.

b.       Nilaiguna Informasional

Nilaiguna informasional dilihat dari isi informasi yang terkandung dalam arisp itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya yang terkait dengan peristiwa/ kasus yang bermakna nasional.

c.        Nilaiguna Intrinsik

Nilaiguna intrinsik adalah nilai yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena beberapa factor keunikan yang dikandungnya seperti usia, isi, pemakaian kata-kata, seputar penciptanya, tanda  tangan, cap atau stempel yang melekat.

C.       Tahap-tahap Penilaian

Untuk dapat melakukan penilaian arsip, secara teknis harus melalui langkah-langkah berikut :

1.       Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisais instansi yang bersangkutan.

2.       Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja dalam struktur organisasi.

3.       Konversikan setiap butir fungsi tersebut ke dalam pokok masalah yang mendasari seri arsip. Untuk butir fungsi yang sama akan mencerminkan pokok masalah/seri yang sama

4.       meskipun dari unit kerja yang berlainan.

5.       Cermati jenis-jenis kegiatan dalam setiap butir fungsi untuk menentukan pengelompokan informasi pada tingkat kegiatan yang tercermin dalam bentuk berkas/file.

6.       Cermati jenis-jenis transaksi untuk setiap kegiatan untukmenentukan pengelompokan informasi pada setiap butir informasi yang tercermin dalam folder/naskah.

7.       Himpun folder atau naskah yang berasal dari kegiatan yang sama dalam berkas dan himpun berkas dari kegiatan dalam butir fungsi yang sama kedalam seri arsip.

8.       Lakukan penilaian dari aspek fungsi untuk setiap seri asrip untuk menetukan apakah seri arsip tersebut masih aktif atau sudah inaktif.

9.       Lakukan penilaian dari aspek informasinya untuk ssetiap berkas dari seri tersebut untuk mengetahui apakah arsip harus dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu/harus dilestarikan sebagia arsip bernilaiguna permanen karena memiliki nilaiguna pertanggungjawaban nasional.

10.    Lakukan penilaian apakah arsip yang bernilaiguna permanen tersebut masih operasional sehingga harus disimpan di instansi yang bersangkutan atau harus diserahkan ke ANRI, sebagai arsip statis karena sudah tidak operasional lagi.

11.    Lakukan langkah-langkah prosedural sesuai ketentuan hukum yang berlaku untuk kepentingan pemusnahan kembali atau penyerahan ke ANRI.

Secara rinci proses penilaian dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1.       Deskripsikan setiap folder/naskah yang sekurangkurangnya memuat informasi mengenai jenis kegiatan, jenis transaksi, isi informasi, dan kurun waktu transaksi.

2.       .Himpun kartu deskripsi/folder/naskah dari kegiatan yang sama dalam satu berkas.

3.       Himpun berkas dalam satu seri arsip.

4.       Lakukan penilaian untuk tiap seri, baik dari aspek fungsi maupun informasinya.