Mengenal Sarana Simpan Arsip

1.       Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 

Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas kertas ukuran folio.  

Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan.

Di dunia kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.

. 

 

2. Filing cabinet, adalah semacam almari bersusun. Filing cabinet terdiri atas laci-laci. Pada ujung atas laci tersebut terdapat hanger atau penggantung untuk menggantungkan map gantung. Pada umumnya filing cabinet terbuat dari bahan metal

 

1.   3.  Guide, adalah alat penunjuk dari masing-masing sub pola klasifikasi arsip. Guide juga dapat digunakan sebagai penyekat antara arsip dalam satu folder. Guide dilengkapi dengan tab, sehingga memudahkan dalam membaca judul naskah yang terdapat di dalam folder.

Pada umumnya guide digunakan untuk penyimpanan arsip statis, namun banyak kalangan juga menggunakannya untuk pengelolaan arsip dinamis.

1.   4. Folder, adalah alat untuk mengelompokkan arsip sesuai pola klasifikasi yang digunakan. Folder terbuat dari kertas. Folder digunakan untuk menyimpan arsip, yang kemudian folder tersebut dimasukkan ke dalam boks arsip. Dalam satu folder dapat diisi dengan beberapa sub pola klasifikasi, yang dipisahkan dengan guide. 

B   5. Boks arsip, adalah kotak tempat menyimpan arsip inaktif dan arsip statis. Boks terbuat dari bahan kertas kantor. Boks berbentuki balok dan dirancang sedemikian rupa sehingga dalam merangkai boks tidak memerlukan perekat (lem). Boks arsip digunaka untuk menyimpan berkas ukuran kertas folio. 

1.      6. Roll O Pact, adalah sarana penyimpanan arsip statis berbahan metal. Alat ini terdiri dari almari-almari berjajar yang dapat digeser. Untuk menggeser almari, pada bagian bawahnya terdapat lintasan rel.  

Roll o pact berukuran besar dan harganya relative mahal. Pada umumnya, satu buah roll o pact mampu menampung 150 boks arsip. Alat ini banyak diminati karena selain mampu menampung banyak boks, alat ini juga hemat tempat atau ruang karena dapat disatukan dan dapat digeser dengan mudah. Selain itu, alat ini memiliki daya tahan cukup lama dan mudah dibersihkan.

 By: Herman Setyawan-Arsiparis UGM