Pengelolaan Arsip Statis

A.    Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan ataspelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.

B.    Pengelolaan Asip Statis

Pengelolaan arsip statis meliputi :

1.     pengumpulan;

Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :

a. penilaian;

b. penataan;

c. pembuatan daftar arsip statis.

Pimpinan lembaga kearsipan melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah baik pusat maupun daerah, perguruan tinggi, dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.

Penilaian dilakukan terhadapkelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.

2.   penyimpanan;

Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.

3.   perawatan;

Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.

Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi. ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan.

Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :

a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;

b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis;

c. mensterilkan dari perusak arsip;

d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;

e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;

f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala;

g. kegiatan lain yang diperlukan.

Kegiatan restorasi dilakukan dengan :

a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;

b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;

c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai

dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan

4.  penyelamatan;

Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi

yang dikandung dalam arsip statis.

5.  penggunaan;

Arsip statis digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, enelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.

6.       pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis, meliputi bidang :

a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya;

b. sumber daya manusia kearsipan;

c. sarana dan prasarana kearsipan.

Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui :

a. bimbingan;

b. konsultasi;

c. penyuluhan;

d. supervisi dan pemantauan;

e. pendidikan dan pelatihan;

f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.

Daftar Referensi

1.       UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2.       Keputusan Kepala ANRI No 09 Tahun 2000 tentang Pedoman Penyusutan Arsip pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan

3.       Keputusan Kepala ANRI No 07 Tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip bagi Instansi Pemerintah, Badan Usaha, dan Swasta

4.       Permendiknas No 37 Tahun 2006 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Depdiknas

5.       Keputusan Presiden No 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

6.       PP No 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip