Pengurusan Naskah Dinas

A.      Gambaran Umum

Jenis surat meliputi:

1.       Surat dinas, yaitu surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintah.

2.       Nota dinas, adalah surat yang dibuat atasan kepada bawahan  atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

3.       Memo, adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan

4.       Surat pengantar, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantar surat, dokumen, barang, dan atau bahan lain yang dikirim.

5.       Surat edaran, adalah surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan atau peraturan perundang-undangan dan/atau perintah.

6.       Surat undangan, adalah surat pemberitahuan kepada sesorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan

7.       Surat tugas, adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang pada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan

8.       Surat kuasa, adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa

9.       Surat pengumuman, adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum

10.    Surat pernyataan, adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.

11.    Surat keterangan, adalah surat yang berisi keterangan mengenai suatu hal agar tidak menimbulkan keraguan

12.    Berita acara, adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai suatu kejadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

B.       Sifat dan Derajat Surat

1.       Sifat surat terdiri atas:

a.     Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tertinggi dan berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.

b.     Surat rahasia, yaitusurat yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan berhubungan erat dengan keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

c.     Surat terbatas, adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus kedinasan serta hanya diketahu oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

d.     Surat biasa, adalah surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

2.       Derajat surat terdiri atas:

a.        Kilat atau sangat segera, adalah surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama

b.       Segera, adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi oleh penerima surat

c.        Biasa, adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

C.       Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan naskah dinas masuk meliputi tahapan:

1.     penerimaan,

Tahapan penerimaan naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa kelengkapan naskah dinas, penandatanganan bukti penerimaan, penyortiran, pembukaan, dan pemberian cap penerimaan pada halaman belakang naskah dinas.

2.   pengarahan,

Tahapan pengarahan naskah dinas dilakukan dengan cara mempelajari isi naskah dinas untuk menentukan unit pengolah, kualitas isi naskah dinas penting atau biasa, indeks, kode klasifikasi dan keterkaitan dengan naskah dinas atau arsip lain, serta menuliskan hasil arahan dengan menggunakan pensil pada pojok kanan atas naskah dinas.

3.   pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi asal naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

4.   pendistribusian,

Tahapan pendistribusian naskah dinas dilakukan dengan cara terlebih dahulu mencatat pada lembar distribusi atau ekspedisi naskah dinas kemudian mendistribusikan naskah dinas sesuai dengan unit pengolah naskah dinas.

5.   pengendalian.

Tahapan pengendalian naskah dinas dilakukan dengan cara memeriksa aliran naskah dinas dari unit pengolah yang satu ke pengolah lainnya sampai dengan proses penyelesaian isi naskah dinas sehingga menjadi berkas kerja yang lengkap.

D.      Pengurusan Surat Keluar

1.  Pengurusan naskah dinas keluar meliputi tahapan:

2.  pembuatan konsep,

3.  pengetikan,

4.  penandatanganan,

5.  penomoran,

Ketentuan mengenai pembuatan konsep, pengetikan, penandatanganan, dan penomoran sebagaimana dimaksud pada dibuat sesuai dengan kaidah tata naskah dinas.

6.  pencatatan,

Tahapan pencatatan naskah dinas dilakukan dengan cara mencatat data identitas naskah dinas sekurang-kurangnya meliputi tujuan naskah dinas, nomor dan tanggal, indeks dan kode klasifikasi, serta isi ringkas naskah dinas pada sarana pencatatan naskah dinas.

7.  pengiriman.

Tahapan pengiriman naskah dinas dilakukan melalui pos, menggunakan mesin faksimili, kurir/caraka atau cara lain.